Voor een werkgever in Nederland is de post personeelskosten vaak de grootste en onzekerste kostenpost. Dit komt o.a. door de onvoorspelbare kosten voor ziekte en ontslag. Maakt u echter als werkgever gebruik van payroll, dan regelt het payrollbedrijf niet alleen uw personeels- en salarisadministratie, maar neemt ook de arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's met betrekking tot ziekte en ontslag van u als werkgever over. Hierdoor heeft u te allen tijde zicht op uw post personeelskosten en komt u niet voor verrassingen te staan.
Direct een payrollofferte opvragen?
Bij vakanties, ziekte, kort verzuim, bijzonder verlof en zorgverlof, feestdagen, evt. ADV- en ATV en seniorendagen ontvangt u namelijk geen rekening, daar u als werkgever bij payroll alleen voor de daadwerkelijk gewerkte uren van uw payrollwerknemers betaalt. Mocht een payrollwerknemer dus ziek of arbeidsongeschikt worden, dan heeft u geen dubbele kosten, daar u uw zieke payrollwerknemer niet hoeft door te betalen en voor dit bedrag een vervangende werknemer kan zoeken. Komt u als werkgever in een arbeidsconflict met 1 van uw payrollwerknemers terecht, dan regelt het payrollbedrijf, als juridische werkgever, zonder extra kosten ook het eventuele ontslag van de payrollwerknemer. U ziet dat payroll daarom per definitie voor een werkgever niet duur hoeft te zijn.
Voor al deze werkzaamheden en risico's zal het payrollbedrijf u als ondernemer/werkgever een fee (payrollkosten) doorberekenen. Deze vergoeding zit in een payrollfactor, ook wel loonsom/omrekeningsfactor genoemd, en is opgebouwd uit twee kostensoorten plus een marge voor het payrollbedrijf. Een payrollfactor heeft dezelfde componenten, die u zelf als werkgever ook heeft, wanneer u personeel in dienst heeft:
+
+
= Payrollfactor
Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (boekhouder, accountant, arbodienst en verzekeringen) omtrent een werknemer, zonder de opslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.
Voor wat betreft de opbouw van een payrolltarief/-factor zijn er echter nog steeds payrollbedrijven, die beweren dat payroll u maar b.v. €0,10 bureau marge per uur kost! Hierbij is het belangrijk te weten dat u uiteindelijk naast de €0,10 marge (toeslag) ook al een marge (zie bovenstaand) in uw payrollfactor van het payrollbedrijf heeft betaald!
Daarnaast zien wij ook steeds meer payrollbedrijven werken op basis van een vast percentage over hun kostprijs:
Kostprijs + %= Payrolltarief
In dit geval is belangrijk te weten, wat het payrollbedrijf onder haar kostprijs (incl. welke reserveringen?) verstaat.
De beste wijze om de payrolltarieven van diverse payrollbedrijven met elkaar te vergelijken, is o.b.v. de onderstaande formule en punten. Hierdoor zijn alle payrollbedrijven, qua payrollberekening (prijsvergelijking) namelijk sowieso gelijk en vergelijkt u dus geen appels met peren.
Payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur: X =
Brutoloon excl. per uur (bijv. €10,-/CAO-loon/WML) x Payrollfactor*
*Uw exacte payrollfactor (v.w.b. opslag) bij een payrollbedrijf is, zoals u zult begrijpen, o.a. afhankelijk van de functie van de payrollwerknemer, de voor uw branche of sector geldende CAO, het aantal gewerkte uren (het werk rond 1 payroll werknemer is verhoudingsgewijs duurder dan bij 20) en tot slot het ziekteverzuim onder uw werknemers over de afgelopen jaren binnen uw bedrijf.
Wilt u de payrollkosten voor een werkgever vergelijken met uw interne payrolltarief, dan vermenigvuldigt u de €10,- excl. brutoloon per uur (of CAO-loon/WML) met de payrollfactor (b.v. 1,72) en 0,88 (voor vaste werknemers) en voor studenten en scholieren met 0,90.
Studenten kennen namelijk een studententarief. Studenten mogen tijdens vakantieperiodes namelijk zes weken achtereen, onder de noemer "vakantiewerk", voor een lager payrolltarief in dienst zijn van een payrollbedrijf (voor payrollbedrijven met een eigen bedrijfs-CAO kan deze regeling in positieve zin afwijken naar het gehele jaar!). Hierdoor hebben zij gedurende deze periode minder reserveringen, lagere sociale premies, geen pensioen en ziekterisico. De genoemde percentages zijn ongeveer de percentages dat een werknemer daadwerkelijk productief is (zie reserveringen vakantiedagen, ziektedagen, feestdagen, kort verzuim, bijzonder verlof en zorgverlof en evt. ADV-/ATV- en seniorendagen). De berekeningen zien er dan als volgt uit:
Interne payrolltarief ondernemer per uur =
€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,72 Payrollfactor x 0,88 = €15,14
en
Kostprijs personeelskosten ondernemer per uur =
€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,5-1,6 (directe werkgeverslasten (b.v. pensioen/belastingen) + indirecte werkgeverslasten (b.v. ziekteverzuimverzekering, accountant, arbodienst etc.) = €15,00 - 16,00
U ziet voor een minimaal verschil per uur, bent u van al uw administratieve rompslomp en risico’s voor ziekte en ontslag verlost.
Hoe dit kleine verschil kan? Dit komt doordat payrollbedrijven veel payrollwerknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland) in dienst hebben en zij hierdoor verzekeringen en arbodienst goedkoper in kunnen kopen. Daarnaast kennen zij een hoge automatiseringsgraad m.b.t. de salaris- en personeelsadministratie (urenverwerking) en hebben zij een strakke ziektebegeleiding, waardoor hun verzuimpercentages lager liggen dan het landelijk gemiddelde.
Het is echter wel zeer belangrijk als u een payrollfactor/-factoren in een payrollofferte krijgt aangeboden door een payrollbedrijf, er goed op te letten wat er wel en niet in de factor zit (zie onderstaand payrolltarievenchecklist). Een payrolltarief van 1,5 voor bijv. vaste werknemers is niet reëel, daar de directe en indirecte personeelskosten voor u en ook het payrollbedrijf al hoger liggen.
Dit zou betekenen dat het payrollbedrijf op ieder uur verlies zou draaien, wat dus niet reëel is, of dat het payrollbedrijf reserveringen en/of kosten heeft weggelaten uit haar payrollfactor. Dit laatste is dus eerder het geval, doordat zij aan u de begeleiding bij ziekte en ziektedagen (nacalculatie), vakantie-, feest-, bijzonder verlof-, kort verzuim-, zorgverlof-, senioren- of ADV- of ATV-dagen en/of kosten met betrekking tot ontslag aan u zullen doorbelasten.
Twijfelt u als werkgever, na dit alles gelezen te hebben, er nog steeds over om uw werknemer op de payroll te plaatsen bij een payrollbedrijf. Kijkt u dan nog eens, los van de kosten, goed naar een payroll constructie.
Naast dat u bij payroll bijna evenveel betaalt, als wanneer u de werknemer zelf in dienst heeft, u geen personeels- en salarisadministratiekosten meer heeft, u geen werkgeversrisico's v.w.b. ziekte en ontslag meer loopt (afgebakend), u de mogelijkheid heeft uw werknemer meer dan 3 payrollcontracten aan te bieden en u niet bent gehouden aan het maximum van 2 jaar, u 12 maanden per jaar het studententarief kan toepassen, u uw personeelskosten 24/7 inzichtelijk heeft en u en uw werknemers met alle vragen, zonder extra kosten, terecht kunnen bij een persoonlijk contactpersoon binnen het payrollbedrijf. Genoeg redenen om over te stappen toch?!
Als ondernemer met personeel heeft u gedurende het jaar namelijk met wel bijna 20 verschillende instanties, organisaties, bedrijven, adviseurs of leveranciers te maken: (a.) softwareleverancier personeels- en salarisadministratiesysteem,(b.) softwareleverancier urenregistratie en/of -verwerkingsysteem, (c.) accountant, (d.) loonadministratiekantoor, (e.) HR-adviseur (op gebied van o.a. CAO en arbeidsvoorwaarden: CAO- en wet- en regelgevingswijzigingen, contractbeheer, beloningsvoorwaarden, Werkostenregeling, extraterritoriale kostenregeling), (f.) Belastingdienst, (g.) pensioenfonds, (h.) arbodienst, (i.) AnW-hiaatverzekering, (j.) WIA-verzekering, (k.) ziekengeldverzekering, (l.) arbeidsjurist (up to date arbeidsovereenkomsten/juridische bijstand arbeidsconflicten), (m.) leverancier verzuimmanagementpakket, (n.) casemanagers, (o.) mediator, (p.) branchevereniging, (q.) productschap, (r.) bedrijfsvereniging, (s.) opleidingen, (t.) subsidies, (u.) UWV, (v.) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) .... en bij payroll maar met 1!
Werkt u daarnaast met uitzendkrachten of gedetacheerden, dan bent u als werkgever sowieso met payroll 10-20% goedkoper uit! Hierbij heeft u dezelfde flexibiliteit in arbeidscontracten, maar kunnen de verschillen tussen uw uitzendkosten en payrollkosten tot enkele euro's per uur oplopen.
Om te weten wat u koopt, volgt hier een checklist die u kunt gebruiken voor uw payrolltarief/payrollfactor:
• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief seniorendagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor 65+ of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?
Tot slot, let u bij een payrollbedrijf ook goed op de mogelijke verschillende payrolltarieven door verschil in betalingstermijnen bij hen. Het payrollbedrijf financiert namelijk de salarissen van uw werknemers bij payroll voor en hoe sneller u dus betaalt (automatische incasso), hoe lager de payrollfactor vaak zal zijn. Bent u ook benieuwd naar uw payrollkosten als werkgever, vraagt u dan nu direct snel een payroll offerte bij ons aan.
Voor meer uitleg of informatie over payroll en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, payrollfactor (omrekeningsfactor), payrollberekening. Heeft u echter genoeg gelezen over payroll, dan kunt altijd een gratis adviesgesprek of payrollofferte bij ons aanvragen!
Waarom bij ons een offerte aanvragen?
Testimonials
Benieuwd naar ervaringen van anderen met onze adviseurs?