Wat is en kost personeel inhuren via payroll?

Antwoord:

Het inhuren van personeel in Nederland kan op 3 manieren: 1. Het inhuren van een zzp'er via een modelovereenkomst (zie voor meer info payroll zzp), 2. Het inhuren van een uitzendkracht en 3. Het inhuren van een werknemer via payroll. De laatste 2 lijken op elkaar, omdat bij allebei personeel te werk wordt gesteld bij derden. Onderstaand zullen wij echter het verschil tussen het inhuren van een uitzendkracht via een uitzendbureau en het inhuren van een werknemer via payroll voor u verder behandelen.
Direct een payrollofferte opvragen?

Wat is personeel inhuren via payroll

Payroll is dus een manier om personeel in te huren in Nederland. Na het afsluiten van een payrollovereenkomst tussen u als ondernemer/werkgever en het payrollbedrijf, komt uw personeel vervolgens juridisch in dienst bij het payrollbedrijf (op de loonlijst = vertaald uit het Engels payroll). Het payrollbedrijf biedt iedere werknemer een payrollcontract aan. Hierin worden zijn/haar opgebouwde rechten uit het verleden, voor wat betreft o.a. vakantiedagen, vakantiegeld (mogelijkheid 2x per jaar te laten uitkeren), dienstjaren en salaris in opgenomen.

Het payrollbedrijf neemt, als juridische werkgever van uw personeel, o.a. uw volledige personeels- en salarisadministratie over (o.a. contractbeheer, salarisbetalingen, loonstroken en jaaropgaven, loonbeslagen, afdrachten sociale premies, belastingen en pensioenpremies), schakelt een arbodienst in, verzorgt de verzuimbegeleiding, begeleidt re-integratietrajecten en regelt de uitstroom. U heeft dus met het inhuren van uw personeel via payroll, naast minder administratieve rompslomp, ook geen arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's (v.w.b. ziekte en ontslag) meer.

U als ondernemer/werkgever blijft bij het inhuren via payroll wel verantwoordelijk voor a. de werving en selectie van nieuw personeel (verschil uitzendbureau), b. verantwoordelijk op de werkvloer voor de dagelijkse aansturing en toezicht vanuit de arbowetgeving, c. voor de inroostering/planning en d. functionerings- en beoordelingsgesprekken.

Voor welk soort personeel is het inhuren via payroll geschikt?

Het inhuren via payroll is geschikt en kan voordelen bieden in iedere branche/sector en voor elk soort personeel (ongeacht functieniveau), of het nu gaat om: studenten/scholieren, parttimers/fulltimers, oproepkrachten, bepaalde of onbepaalde tijdscontract, uitzendkrachten/gedetacheerden, kennismigranten, buitenlandse of grenswerknemers, 65+ers, zzp'ers of freelancers het maakt ons niet uit. Wij hebben voor ieder personeelslid een passende payrollconstructie

Voordelen bij het inhuren van uw personeel via payroll

Zoals u hierboven al kon lezen, heeft u als werkgever/ondernemer verschillende voordelen, als u uw personeel inhuurt via payroll. Hieronder leggen wij de 10 meest genoemde en belangrijkste voordelen voor een ondernemer/werkgever uit:

1. Geen personeels- en salarisadministratie bij het inhuren via payroll

Ondernemers/werkgevers in Nederland huren hun personeel in via payroll, zodat zij geen complexe personeels- en salarisadministratie voor hen hoeven te doen. Vooral als u parttimers, uitzendmedewerkers of oproepkrachten in dienst heeft, zorgen deze niet alleen voor meer flexibiliteit, maar ook voor meer administratie, hogere overheadkosten, ingewikkelde wetgeving en financiële risico’s.

Huurt u uw personeel in via payroll, dan heeft u niets meer met o.a. het UWV, de Belastingdienst, verzekeraars, pensioenfondsen en arbodienst te maken en hoeft u daarnaast geen salarisverwerking en –betaling, opmaak arbeidscontracten, urenadministratie en afdrachten van wettelijke premies en belastingen meer te doen.

Heeft u uw personeel ingehuurd via payroll, dan weet u als ondernemer/werkgever in Nederland zeker dat de loonbetalingen correct en stipt op tijd gebeuren, de arbeidscontracten voor uw personeel correct zijn en u op tijd meldingen krijgt wanneer een payrollcontract wel of niet dient te worden verlengd. Zo komt u nooit meer voor juridische verrassingen te staan, wanneer u uw personeel via payroll inhuurt.

Bij vragen van uw personeel omtrent loonstrook, jaaropgave, zwangerschap, ziektewetuitkering, werkgeversverklaring, arbeidsvoorwaarden, rechten vanuit de wet- en regelgeving in Nederland, rechten vanuit de CAO en arbeidsconflicten hoeft uw personeel u niet meer lastigvallen, maar moeten (a.h.v. de bedrijfscultuur) zij zich te allen tijde rechtstreeks tot hun persoonlijke contactpersoon bij het payrollbedrijf wenden.

Deze HR-deskundige kan namelijk uw personeel direct van een antwoord of informatie voorzien. Zonder dat u als ondernemer/werkgever wordt lastiggevallen, b.v. om iets voor een werknemer na te vragen bij uw boekhouder of accountant (vaak extra kosten) en als doorgeefluik te fungeren. Tot slot houdt u met het inhuren van uw personeel via payroll tijd en geld over, om nog beter te kunnen inspelen op bedrijfseconomische ontwikkelingen binnen uw bedrijf en/of branche/sector.

2. Het gemak bij het inhuren van uw personeel via payroll

Een goed werkgeverschap in Nederland vraagt nogal veel tijd en geld van een ondernemer/werkgever. Werkt u bijv. met veel (nieuwe) seizoen- en/of oproepkrachten? Dan moet u o.a. continu tijd vrijmaken/inhuren (boekhouder/accountant) voor nieuwe contracten op te stellen, aanzegtermijnen in de gaten te houden, nieuwe wettelijke lonen toe te passen of werktijdenregels voor scholieren na te leven. Tijd/geld die/dat u als ondernemer liever aan uw bedrijfsvoering wilt besteden.

Heeft u daarentegen echter personeel met onbepaalde tijdscontracten, dan spelen bijv. zaken en werkgeversrisico's als loondoorbetaling bij ziekte de eerste 2 jaar, ziektebegeleiding, re-integratietrajecten, arbeidsconflicten etc. een rol.

Wanneer u echter uw personeel inhuurt via payroll en het payrollbedrijf de juridische werkgever van uw personeel wordt, vermindert u uw administratieve lastendruk en bakent u ook uw werkgeversrisico's af (zie 3.). Zo heeft u naast gemak, 24/7 overzicht/grip op uw personeelskosten.

3. Geen werkgeversrisico’s bij het inhuren van uw personeel via payroll

Voor een klein bedrijf kan een zieke werknemer grote gevolgen hebben en zijn de verzekeringspremies hiervoor fors. Doordat het payrollbedrijf de juridische werkgever van uw personeel wordt. Loopt u geen arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's (v.w.b. ziekte en ontslag) meer en weet u van tevoren wat uw personeelskosten zijn. Dit betekent dat u als ondernemer/werkgever nu niet meer opdraait voor de kosten, zoals loondoorbetaling bij ziekte (of arbeidsongeschiktheid) en geen juridische ontslagprocedures (van opbouw van het personeelsdossier tot aan het juridisch afhandelen van ontslag) en ontslag- of transitievergoedingen meer hoeft te betalen.

Daarnaast beschikken de meestal grotere payrollbedrijven over eigen verzuimspecialisten, die u en uw personeel bij alle soorten verzuim- en re-integratiewerkzaamheden en/of -vraagstukken kosteloos ondersteunen.

4. Meer flexibiliteit met het inhuren van uw personeel via payroll

Als ondernemer/werkgever bent u bij payroll niet meer gehouden/gebonden aan de beperking van maximaal 2 jaar of 3 bepaalde tijdscontracten voor uw personeel. Hierdoor kunt u uw werknemers langer (vaak 5,5 jaar) aan u binden, zonder direct vast te zitten aan arbeidsrechtelijke verplichtingen. U kunt payroll hierdoor dus prima inzetten om een personeelslid de eerste tijd of langere tijd via payroll, als (verlengde) "proeftijd", bij u te laten werken. Dit betekent, qua voordeel, dat u met uw bedrijf nog beter kunt inspelen op seizoensinvloeden en economische ontwikkelingen binnen uw bedrijf en/of branche/sector.

Heeft u daarnaast gepensioneerde werknemers, die u toch graag langer flexibel en zonder risico's bij u wilt laten doorwerken, dan kan dat ook met payroll. Ook van hen wordt het payrollbedrijf dan de juridische werkgever.

Tenslotte zult u misschien ongetwijfeld weten, dat we in Nederland gedurende de maanden juni, juli en augustus, onder de noemer ‘vakantiewerk’, een studententarief kennen. Studenten mogen dan tijdens deze vakantieperiode zes weken achtereen voor een lager payrolltarief/lagere loonkosten in dienst zijn van een payrollbedrijf/werkgever.

Echter bij sommige payrollbedrijven kunt u niet alleen voor de periode van 6 weken (bij u of onder ABU- en NBBU-CAO) in de maanden juni, juli en augustus tegen het studententarief studenten/scholieren verlonen, maar voor de gehele 12 maanden van het jaar (eigen payroll bedrijfs-CAO)!

Maakt u dus veel gebruik van studenten/scholieren in uw bedrijf, dan is het zeker de moeite waard om eens een adviesgesprek en/of payroll offerte bij ons aan te vragen. Dit voordeel van payroll kan u namelijk op jaarbasis vele euro's schelen!

5. Lagere personeelskosten bij het inhuren van uw personeel via payroll

Dankzij schaalvergroting, lagere overheadkosten, automatisering van processen (bijv. koppeling van systemen v.w.b. het importeren van urenregistraties), goedkoper inkopen en risico’s spreiden, kan een payrollbedrijf uw personeels- en salarisadministratie voor zeer scherpe payrolltarieven regelen. In de meeste gevallen bent u dus met het inhuren van uw personeel via payroll goedkoper uit, dan wanneer u uw personeel zelf in dienst zou hebben.

U bespaart namelijk met het inhuren via payroll aanzienlijk op de kosten van uw eigen salaris- en contractadministratie (b.v. arbeidsuren (overhead) en software), accountantskosten (b.v. advies), arbodienstkosten (niet nodig bij payroll), juridische kosten en niet te vergeten ziektekosten (b.v. geen loondoorbetaling bij ziekte, verzuimverzekering, verzuimmanagementsoftware).

Bovendien bent u bij het inhuren via payroll veel goedkoper uit dan wanneer u uw personeel inhuurt bij een uitzendbureau. Hierbij kunnen de verschillen tussen het inhuren van een uitzendkracht via een uitzendbureau of via payroll soms tot enkele euro's per uur oplopen!

6. Personeelskosten vooraf inzichtelijk bij het inhuren van uw personeel via payroll

U weet vooraf wat uw personeelskosten zullen zijn, indien u uw personeel inhuurt via payroll, hier kunt u rekening mee houden in uw personeelskostenberekeningen, calculaties of offertes. U betaalt namelijk alleen de daadwerkelijke gewerkte uren van uw payrollwerknemers (personeel).

Is een payrollwerknemer dus ziek, op vakantie, heeft hij/zij een bijzonder verlof of feestdag (bij correcte payrollbedrijf geldt dit ook voor ADV/ATV-, zorgverlof en seniorendagen) dan ontvangt u over deze uren/dagen geen factuur. Daarnaast staan uw payrolltarieven vast en ontvangt u periodiek nog maar één factuur voor uw personeelskosten (geen lijst van journaalposten meer). Door de internetportals bij de meeste payrollbedrijven heeft u met payroll 24/7 een zeer nauwkeurige inzage in uw totale salaris- en personeelskosten (d.m.v. managementrapportages).

Door deze informatie weet u bijvoorbeeld te allen tijde hoeveel een bepaalde payrollwerknemer u per uur kost en laten de periodeoverzichten u de ontwikkelingen en verloop in kosten, ziekte en andere cijfers zien. U kunt deze cijfers bijv. op afdelings-, kostenplaats- of functieniveau analyseren en met één oogopslag vergelijken met uw eigen begrote personeelskosten.

7. Geen arbodienst en ziekengeldverzekering bij het inhuren van uw personeel via payroll

U kunt bij het inhuren van uw personeel via payroll uw arbodienst en verzuimverzekering opzeggen en u heeft daarnaast ook niets meer te maken met de stijgende werkgeverslasten voor de WIA in uw branche. U heeft immers bij het inhuren via payroll geen personeel meer in dienst!

Kijkt u daarnaast nog wel even wat uw rechtsbijstandverzekering (v.w.b. personeel) en aansprakelijkheidsverzekering (m.b.t. dekking) over payrollwerknemers zeggen! Hierbij kunt u bij de eerste, vanwege dat u geen personeel meer in dienst heeft, misschien de polis aanpassen en geld besparen.

8. U blijft de baas over uw personeel binnen uw bedrijf bij het inhuren via payroll

Voor uw personeel verandert er weinig met payroll op de werkvloer. Zij blijven gewoon hun werk voor u doen. Het enige is dat de salarissen wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks op een vast tijdstip door het payrollbedrijf worden uitbetaald. Daarnaast betaalt het payrollbedrijf ook het vakantiegeld uit (keuze 2x per jaar bij een payrollbedrijf), houdt de (boven) wettelijke vakantiedagen bij en draagt de pensioenpremies af. Dit alles komt doordat het payrollbedrijf de juridisch werkgever van uw personeel is geworden bij payroll.

Bij payroll blijft u als ondernemer/werkgever nog steeds wel verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuwe personeel, voor de bepaling van de arbeidsvoorwaarden en salaris (conform CAO) van het personeel, het voeren van de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken en vanuit de arbowetgeving verantwoordelijk voor wat er op de werkvloer gebeurt.

9. Beter werkgeverschap voor uw personeel bij het inhuren via payroll

Personeels- en salarisadministratie en contractbeheer uitvoeren en het bijhouden van wetgeving en cao-wijzigingen vergt veel tijd, kennis en aandacht. In veel bedrijven is het personeelsbeleid dan ook wel een aandachtspunt. Wanneer de taken door u omtrent uw personeel aan een payrollbedrijf worden uitbesteed, bent u er zeker van dat uw personeel altijd conform de CAO wordt ingeschaald en betaald.

Vanuit de paragraaf inlenersbeloning is uw personeel er namelijk niet alleen van verzekerd een gelijkwaardig salaris, reiskostenvergoeding en overige netto vergoedingen, opbouw van ATV en ADV dagen, loonsverhogingen en opbouw van periodieken en vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren te ontvangen, maar ook van dezelfde functies als het personeel dat nog bij u in dienst is.

Naast de primaire arbeidsvoorwaarden vanuit de CAO's bieden payrollbedrijven ook goede secundaire arbeidsvoorwaarden aan hun personeel aan, zoals pensioenregeling, premiekortingen op collectieve verzekeringen en kortingen op telefoons, laptops, pretparken, vakanties, hotels en restaurants.

10. Gratis advies en ondersteuning bij het inhuren van uw personeel via payroll

Ongeacht met welk personeelsvraagstuk u of uw personeel te maken hebben. Door de aanwezige kennis bij een payrollbureau hoeft u maar 1 telefoontje te plegen om gratis (bij uw accountant/boekhouder betaalt u vaak per minuut!) informatie te krijgen.

Als uw externe HR- en salarisadministratieafdeling ondersteunt het payrollbedrijf, door middel van een vast persoonlijk aanspreekpunt, u 24/7 op allerlei gebieden van het werkgeverschap in Nederland. Voor al uw vragen over bijv. wet- en regelgeving, CAO-bepalingen, subsidieregelingen, verzuimregelgeving, arbowetgeving, arbeidsconflicten (hulp dossieropbouw) kunt u bij deze HR-deskundige terecht.

Zij/hij hebben immers de interne ondersteuning van deskundigen op gebied van bijv. verzuim (o.a. casemanagers, verzuimcoördinatoren), arbeidsrecht (juristen) of salarisadministratie (payroll specialisten). Met als gevolg dat u met payroll alle zaken rond uw personeel goed en up to date heeft geregeld, maar tegen veel lagere personeelskosten (zie 5.). Om u als ondernemer of werkgever up to date te houden, qua kennis op gebied van wet- en regelgeving en CAO-bepalingen, verzorgen sommige (meest grotere) payrollbedrijven voor hun klanten geregeld gratis workshops en kennissessies.

Voor wie is het inhuren van personeel via payroll interessant?

Zoals u heeft kunnen lezen, zitten de grootste voordelen van een payrollconstructie dus in het verminderen van de administratieve rompslomp, gemak, zekerheid, het afdekken van risico’s en flexibiliteit. En dit zijn vaak belangrijke zaken bij bedrijven, startups en bedrijven in conjunctuurgevoelige branches waar veel van flexibel personeel gebruik wordt gemaakt. Denk aan horecabranche, logistiek en productie sector, waar het personeelsbestand regelmatig wijzigt en er verschillende piekmomenten zijn.

Heeft u dus als ondernemer/werkgever de kennis en middelen (nog) niet of onvoldoende in huis, dan is het inhuren van uw personeel via payroll een prima oplossing voor uw personeelszaken en kunt u nog beter op bedrijfseconomische ontwikkelingen binnen uw bedrijf of branche/sector inspelen en geld/tijd besparen. Daarnaast bent u met payroll continu up-to-date, voor wat betreft alle CAO en wet- en regelgeving wijzigingen omtrent personeel in Nederland, .

Kortom, met payroll weet u zeker dat alle benodigde kennis aanwezig is. Door in Nederland namelijk personeel in dienst te nemen, verdrievoudigt uw benodigde wet- en regelgeving kennis en krijgt u wel met 20 verschillende instanties, organisaties, bedrijven, adviseurs of leveranciers te maken: (a.) softwareleverancier personeels- en salarisadministratiesysteem,(b.) softwareleverancier urenregistratie en/of -verwerkingsysteem, (c.) accountant, (d.) loonadministratiekantoor, (e.) HR-adviseur (op gebied van o.a. CAO en arbeidsvoorwaarden: CAO- en wet- en regelgevingswijzigingen, contractbeheer, beloningsvoorwaarden, Werkostenregeling, extraterritoriale kostenregeling), (f.) Belastingdienst, (g.) pensioenfonds, (h.) arbodienst, (i.) AnW-hiaatverzekering, (j.) WIA-verzekering, (k.) ziekengeldverzekering, (l.) arbeidsjurist (up to date arbeidsovereenkomsten/juridische bijstand arbeidsconflicten), (m.) leverancier verzuimmanagementpakket, (n.) casemanagers, (o.) mediator, (p.) branchevereniging, (q.) productschap, (r.) bedrijfsvereniging, (s.) opleidingen, (t.) subsidies, (u.) UWV, (v.) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) .... en met payroll maar met 1!

U beperkt dus uw totale werkzaamheden omtrent uw personeel met payroll tot het slechts doorgeven van de gewerkte uren van uw personeel en het betalen van één inkoopfactuur. Daar staat wel tegenover dat het inhuren van uw personeel via payroll ook geld kost. Hieronder leest u alles over de kosten van het inhuren van uw personeel via payroll.

Kosten personeel inhuren via payroll

Natuurlijk moet een payrollbedrijf voor alle werkzaamheden en risico's ook iets verdienen. Een accountant, arbodienst, ziekteverzuimverzekering of advocaat kosten immers ook geld. Payroll hoeft echter per definitie niet duurder te zijn, dan wanneer u uw personeel zelf in dienst zou nemen/hebben. In veel gevallen is het inhuren via payroll namelijk goedkoper.

U betaalt bij payroll alleen de gewerkte uren en bij ziekte, feestdagen, vakanties, bijzonder (buiten gewoon) verlof, kort verzuim (calamiteiten) en eventueel ADV/ATV-dagen/uren, seniorendagen en zorgverlofdagen betaalt het payrollbedrijf uw personeel door, maar ontvangt u geen factuur.

Daarnaast bespaart u bij het inhuren van uw personeel via payroll veel geld op uw indirecte personeelskosten, zoals o.a. overhead, aanschaf en onderhoud soft- en hardware salarisadministratie-, urenregistratie- en/of verzuimmanagementsysteem, contractbeheer, verzuimverzekering, arbodienst en juridische kosten bij een mogelijk arbeidsconflict.

Doordat payrollbedrijven veel meer werknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland) in dienst hebben, kunnen zij door schaalvoordeel verzekeringen, arbodienst en systemen goedkoper inkopen dan u, kennen zij een hogere automatiseringsgraad m.b.t. de salaris- en personeelsadministratie (urenverwerking) en hebben zij een strakkere ziektebegeleiding, waardoor het verzuimpercentage lager ligt dan bij u of het landelijk gemiddelde.

Als u uw personeel via payroll inhuurt, betaalt u dus een vast payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur, waarbij payrollbedrijven werken met een zogeheten payrollfactor/loonsom/omrekenfactor/omrekeningsfactor. Dit is naast de payrollbranche ook gebruikelijk in de uitzend- en detacheringsbranche. In deze payrollfactor horen de volgende zaken te zijn opgenomen:

a. Opbouw payrollfactor (kosten inhuren personeel via payroll)

Brutoloon werknemer:
• Netto salaris werknemer;
• Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. premie sectorfonds, basispremie WAO/WIA, gedifferentieerde premie Whk, ziektekosten Verzekeringswet, WW-premie,
  eigen risicodrager ziektewet) (24%), scholingsfonds (1,02%) en pensioen (gemiddeld (11%);

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
• Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
• Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
• Reservering feestdagen (2,6%);
• Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
• Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
• Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo));
• Wachtdagcompensatie;
• Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:
• O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico's, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.

= Payrollfactor

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (boekhouder, accountant, arbodienst en verzekeringen) omtrent uw personeel, zonder de opslag van een payrollbedrijf, voor u in eigen dienst circa 50-60%.

Let bij het vergelijken van payrollfactoren van verschillende payrollbedrijven echter altijd goed op wat er in hun payrolltarieven zit (zie payrolltarieven en payrollberekening).

Wij werken met all-in payrolltarieven, maar er zijn echter ook payrollaanbieders die bepaalde reserveringen (vakantiedagen en geld (wettelijk verplicht), bijzonder verlof, feestdagen, ziektedagen, kort verzuim, ADV/ATV-dagen, seniorendagen en zorgverlofdagen) uit hun payrollfactor laten en deze op basis van nacalculatie achteraf aan u door factureren. Hierdoor lijkt u in eerste instantie goedkoop uit, maar bent u per slot van rekening duurder uit.

b. Payrollberekeningen

De meest transparante manier voor u om payrollbedrijven met elkaar te vergelijken, is altijd op basis van de bovenstaande opgebouwde payrollfactor (dus incl. alle kostenposten en reserveringen) en deze te vermenigvuldigen met een bruto excl. uurloon van €10,-. U kunt hierbij ook het exacte bruto uurloon van een werknemer vanuit uw CAO gebruiken of het wettelijke minimumloon (WML) per uur voor hem/haar hanteren en deze vermenigvuldigen met de bovenvermelde payrollfactor van het payrollbedrijf.

De payrollberekening bij een payrollbedrijf is dan:

Kosten (kostprijs) inhuren personeel via payroll per daadwerkelijke gewerkt uur (payrolltarief) =

€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,72 (v.b. Payrollfactor) = €17,20

Wilt u echter niet voor verrassingen komen te staan, loop dan onze onderstaande payrolltarievenchecklist door of vraag een gratis adviesgesprek, payroll offerte of payrollberekening bij ons aan!

Payrolltarievenchecklist voor het inhuren van uw personeel via payroll

Om te weten wat u uiteindelijk bij het inhuren via payroll koopt, volgt hieronder in het kort nog even een checklist, die u kunt gebruiken voor uw payrolltarieven/payrollfactoren:

• Tarieven inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarieven inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarieven bij verschillende ziektepercentages?;
• Zitten ATV/ADV dagen in de tarieven of worden ze doorberekend?;
• Tarieven inclusief feestdagen?;
• Tarieven inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarieven inclusief seniorendagen?;
• Mogelijke reparatiekosten wachtdagen en ziektepercentages?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarieven voor 65+ of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Welke sector(-en) worden de werknemers verloond?;
• Tarieven toeslag- of overwerkuren?;
• Tarieven bij koppeling systemen?;
• Tarieven bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarieven reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarieven dienstverleningsvariant?

Verschil personeel inhuren via payroll of het inhuren van een uitzendkracht

Ondanks dat er voor een uitzendkracht, net zo als bij payroll, sprake is van een driehoeksverhouding. Is het eerste belangrijke verschil tussen het inhuren van een uitzendkracht of personeel inhuren via payroll, dat de (1) werving en selectie van personeel via payroll door de inlener (ondernemer) wordt gedaan en voor een uitzendkracht dit door het uitzendbureau gebeurt.

Daarnaast mag het uitzendbureau de uitzendkracht zonder toestemming bij diverse opdrachtgevers ter beschikking stellen. Terwijl bij het inhuren via payroll geldt, dat het zelf geworven en geselecteerde personeel (2) exclusief bij de inlener op de werkvloer dient te worden tewerkgesteld. Werknemers mogen dus bij het inhuren via payroll door het payrollbedrijf niet bij andere opdrachtgevers, zonder toestemming van de inlener, worden geplaatst.

Het (3) derde grote verschil tussen een uitzendkracht en uw personeel inhuren via payroll is dat het uitzendtarief, vanwege de wervingsmarge, voor een uitzendkracht soms wel 10-20% hoger ligt dan het payrolltarief voor uw personeel bij het inhuren via payroll. Andere minder vaak genoemde verschillen tussen een uitzendkracht en uw personeel inhuren via payroll zijn:

4. Lange termijn bij payroll versus korte termijn gebruik uitzendkracht

De intentie van ondernemers/werkgevers die hun personeel inhuren via payroll, verschilt vaak sterk van ondernemers/opdrachtgevers die van uitzendkrachten gebruik maken. Zo zal een uitzendkracht vaak eerder tijdelijke opdrachten of (bij)banen hebben en zien wij bij het inhuren via payroll dat het personeel in veel gevallen langere dienstverbanden heeft.

5. Vervangende arbeid bij payroll en een uitzendkracht

Is er geen werk meer voor personeel bij het bedrijf, bijvoorbeeld door faillissement. Dan is bij payroll een payrollbedrijf in sommige gevallen verantwoordelijk voor ander werk of het regelen van het ontslag. Bij een uitzendbureau is dit veel minder vanzelfsprekend: de uitzendkracht zal zelf vervangend werk moeten zoeken en heeft bijvoorbeeld niet direct recht op (tijdelijke) loondoorbetaling.

Andersom geldt voor een uitzendbureau wel, dat als een uitzendkracht ziek of met vakantie is, zij voor een passende vervangende uitzendkracht dient te zorgen. Als u uw personeel inhuurt via payroll doet een payrollbedrijf dit dus niet.

6. Scholing en collectiviteitsregelingen voor uw personeel bij inhuren via payroll

Omdat de binding, een payrollbedrijf ziet uw personeel als hun eigen personeel, tussen een payrollwerknemer bij een payrollbedrijf groter is dan een uitzendkracht bij een uitzendbureau. Bieden veel payrollbedrijven als secundaire arbeidsvoorwaarden ook gratis/bijv. via de NTI (online) opleidingen en cursussen aan hun personeel aan (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media).

Daarnaast heeft een payrollbedrijf ook vaak collectiviteitregelingen voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheids- etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor haar personeel afgesloten. Hierdoor ontvangen zij collectiviteitkortingen op hun aanvullende en ziektekostenverzekering en overige verzekeringen en krijgen payrollwerknemers bij sommige payrollbedrijven zelfs ook kortingen op o.a. laptops, telefoons, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.

Als u uw personeel via payroll inhuurt, is het dus voor u als ondernemer/werkgever mogelijk uw secundaire arbeidsvoorwaardenpakket voor uw personeel direct gratis goed geregeld te hebben.

Verschil uitzendkracht en personeel via payroll volgens de Belastingdienst

De Belastingdienst heeft onlangs aan het Handboek Loonheffingen 2018 (tool) de verschillen tussen een uitzendkracht en payrollwerknemer toegevoegd.

Uitzendkracht: 1. Een uitzendkracht is in dienst bij een uitzendbureau en wordt aan een derde uitgeleend. 2. De uitzendkracht werkt onder toezicht en leiding van een derde, op grond van een uitzendovereenkomst met het uitzendbureau. 3. Het uitzendbureau past voor de uitzendkracht de normale regels voor de loonheffingen toe.

Voor wat betreft de kwalificatie als payrollwerknemer, gelden de volgende 3 voorwaarden: 1. De payrollwerknemer is door u zelf aangedragen. 2. U heeft expliciet met het payrollbedrijf afgesproken, dat de payrollwerknemer gedurende zijn/haar contract geen andere werkgevers heeft, maar uitsluitend voor u werkt (tenzij anders door u bepaald (b.v. tijdelijk te weinig uren) of bij re-integratie na ziekte). 3. U bent zelf nog steeds verantwoordelijk voor het personeelsbeleid rondom de payrollwerknemer, dus b.v. voor het loopbaanbeleid, opleidingen, functioneringsgesprekken en verzuimbegeleiding op de werkplek.

Kortom, volgens de belastingdienst is het verschil tussen een uitzendkracht en payroll dus zo: Een uitzendkracht is een werknemer in dienst van een uitzendbureau en wordt aan u uitgeleend en bij een payrollwerknemer regelt u, behalve de administratieve werkzaamheden en het formeel juridisch dienstverband, alles verder zelf.

Keuze uitzendkracht of personeel inhuren via payroll

Als u direct een werknemer (uitzendkracht) nodig heeft, die kort voor u gaat werken en u geen tijd heeft er zelf 1 te zoeken, dan kan een uitzendbureau een oplossing voor u zijn. U betaalt dan wel een fors hoger tarief voor deze uitzendkracht, dan bij het inhuren via payroll, omdat het uitzendbureau ook de fee voor de werving en selectie in haar uurtarief zal verwerken.

Zoekt u echter een goedkopere manier met eenzelfde flexibiliteit en ontslagregels? Dan kiest u voor het inhuren via payroll! U bent dan wel zelf verantwoordelijk voor de werving en selectie van uw personeel, maar het payrollbedrijf neemt de verantwoordelijkheid en werkzaamheden met betrekking tot het juridisch werkgeverschap tegen een lager payrolltarief, dan het uitzendtarief voor een uitzendkracht, van u over. Ook bij het inhuren via payroll geldt geen minimale afnameverplichting van uren of personeel.

Tot slot kan bij payroll de werknemer weigeren over te stappen op payroll en een uitzendkracht kan weigeren om bij een bepaalde opdrachtgever ter beschikking te worden gesteld.

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over het inhuren van uw personeel via payroll en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll kosten, payroll voordelen, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll. Heeft u echter genoeg gelezen over payroll, dan kunt altijd een gratis adviesgesprek of payrollofferte bij ons aanvragen!

Terug naar alle vragen