Is payroll voor mij als ondernemer of werkgever interessant

Antwoord:

Payroll is voor u als ondernemer of werkgever al snel interessant, zeker wanneer u zelf uw medewerkers werft en selecteert zonder hen in loondienst te willen hebben.
Direct een payrollofferte opvragen?

Het payrollbedrijf neemt namelijk bij payroll het juridische werkgeverschap, met alle arbeidsrechtelijke werkgeversrisico´s voor ziekte en ontslag, van u als werkgever of ondernemer over.

Daarnaast regelt het payrollbedrijf al het papierwerk van o.a. pensioenfondsen, Belastingdienst, UWV en arbodienst voor u en houdt zij u op de hoogte van alle recente veranderende wet- en regelgeving en CAO-bepalingen.

Uw werknemers doen bij payroll nog steeds gewoon hun werk op de werkvloer, maar u bent/blijft bij payroll nog wel verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuwe werknemers, de bepaling van de arbeidsvoorwaarden en salarissen (conform CAO) van uw werknemers, het voeren van de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken en vanuit de arbowetgeving verantwoordelijk voor wat er op de werkvloer gebeurt.

Hieronder zullen wij voor u als werkgever of ondernemer, naast de redenen waarom payroll voor u interessant kan zijn, de payroll voordelen en kosten, incl. payrollberekening, verder toelichten.

Payroll voordelen voor werkgevers of ondernemers

Zoals u hierboven al heeft kunnen lezen, heeft u als werkgever of ondernemer verschillende voordelen, als u uw personeelszaken met payroll regelt. Hieronder leggen wij de 10 meest genoemde en belangrijkste voordelen voor een ondernemer of werkgever in Nederland uit:

1. Geen personeels- en salarisadministratie meer

Ondernemers en werkgevers in Nederland die voor hun personeelszaken werken met payroll, hebben geen complexe personeels- en salarisadministratie meer. Vooral als u parttimers, uitzendmedewerkers of oproepkrachten in dienst heeft, zorgen deze niet alleen voor meer flexibiliteit, maar ook voor meer administratie, hogere overheadkosten, ingewikkelde wetgeving en financiële risico’s.

Regelt u uw personeelszaken met payroll, dan heeft u niets meer met o.a. het UWV, de Belastingdienst, verzekeraars, pensioenfondsen en arbodienst te maken en hoeft u daarnaast geen salarisverwerking en –betaling, opmaak arbeidscontracten, urenadministratie en afdrachten van wettelijke premies en belastingen meer te doen.

Werkt u met een payrollbedrijf samen, dan weet u als ondernemer of werkgever in Nederland zeker dat de loonbetalingen correct en stipt op tijd gebeuren, de arbeidscontracten voor uw personeel correct zijn en u op tijd meldingen krijgt wanneer een payrollcontract wel of niet dient te worden verlengd. Zo komt u nooit meer voor juridische verrassingen te staan, wanneer u uw werknemers via payroll inhuurt.

Bij vragen van uw werknemers omtrent loonstrook, jaaropgave, zwangerschap, ziektewetuitkering, werkgeversverklaring, arbeidsvoorwaarden, rechten vanuit de wet- en regelgeving in Nederland, rechten vanuit de CAO en arbeidsconflicten hoeven uw werknemers u niet meer lastig te vallen, maar moeten (a.h.v. de bedrijfscultuur) zij zich te allen tijde rechtstreeks tot hun persoonlijke contactpersoon bij het payrollbedrijf wenden.

Deze HR-deskundige kan namelijk uw werknemers direct van een antwoord of informatie voorzien. Zonder dat u als ondernemer of werkgever wordt lastiggevallen, b.v. om iets voor een werknemer na te vragen bij uw boekhouder of accountant (vaak extra kosten) en als doorgeefluik te fungeren. Tot slot, houdt u met het uitbesteden van uw personeelszaken met payroll tijd en geld over, om nog beter te kunnen inspelen op bedrijfseconomische ontwikkelingen binnen uw bedrijf en/of branche/sector.

2. Het gemak bij het regelen van uw personeelszaken met payroll

Een goed werkgeverschap in Nederland vraagt nogal veel tijd en geld van een ondernemer of werkgever. Werkt u bijv. met veel (nieuwe) seizoen- en/of oproepkrachten? Dan moet u o.a. continu tijd vrijmaken/inhuren (boekhouder/accountant) voor nieuwe contracten op te stellen, aanzegtermijnen in de gaten te houden, nieuwe wettelijke lonen toe te passen of werktijdenregels voor scholieren na te leven. Tijd/geld die/dat u als ondernemer of werkgever liever aan uw bedrijfsvoering wilt besteden.

Heeft u daarentegen echter werknemers met onbepaalde tijdscontracten, dan spelen bijv. zaken en werkgeversrisico's als loondoorbetaling bij ziekte de eerste 2 jaar, ziektebegeleiding, re-integratietrajecten, arbeidsconflicten etc. een rol.

Wanneer u echter alle zaken omtrent uw personeel via payroll uitbesteedt, wordt het payrollbedrijf de juridische werkgever van uw werknemers, vermindert u uw administratieve lastendruk en bakent u ook uw werkgeversrisico's af (zie 3.). Zo heeft u naast gemak, 24/7 overzicht/grip op uw personeelskosten.

3. Geen arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s

Voor een klein bedrijf kan een zieke werknemer grote gevolgen hebben en zijn de verzekeringspremies hiervoor fors. Doordat het payrollbedrijf de juridische werkgever van uw werknemers wordt. Loopt u geen arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's (v.w.b. ziekte en ontslag) meer en weet u van tevoren wat uw personeelskosten zijn. Dit betekent dat u als ondernemer of werkgever nu niet meer opdraait voor de kosten, zoals loondoorbetaling bij ziekte (of arbeidsongeschiktheid) en geen juridische ontslagprocedures (van opbouw van het personeelsdossier tot aan het juridisch afhandelen van ontslag) en ontslag- of transitievergoedingen meer hoeft te betalen.

Daarnaast beschikken de meestal grotere payrollbedrijven over eigen verzuimspecialisten, die u en uw werknemers bij alle soorten verzuim- en re-integratiewerkzaamheden en/of -vraagstukken kosteloos ondersteunen.

4. Meer flexibiliteit bij het inhuren van uw werknemers via payroll

Als ondernemer of werkgever bent u bij payroll niet meer gehouden/gebonden aan de beperking van maximaal 2 jaar of 3 bepaalde tijdscontracten voor uw werknemers. Hierdoor kunt u uw werknemers langer (vaak 4 of 5,5 jaar) aan u binden, zonder direct vast te zitten aan arbeidsrechtelijke verplichtingen. U kunt payroll hierdoor dus prima inzetten om een personeelslid de eerste tijd of langere tijd via payroll, als (verlengde) "proeftijd", bij u te laten werken. Dit betekent, qua voordeel, dat u met uw bedrijf nog beter kunt inspelen op seizoensinvloeden en economische ontwikkelingen binnen uw bedrijf en/of branche/sector.

Heeft u daarnaast gepensioneerde werknemers, die u toch graag langer flexibel en zonder risico's bij u wilt laten doorwerken, dan kan dat ook met payroll. Ook van hen wordt het payrollbedrijf dan de juridische werkgever.

Tenslotte zult u misschien ongetwijfeld weten, dat we in Nederland gedurende de maanden juni, juli en augustus, onder de noemer ‘vakantiewerk’, een studententarief kennen. Studenten mogen dan tijdens deze vakantieperiode zes weken achtereen voor een lager payrolltarief/lagere loonkosten in dienst zijn van een payrollbedrijf/werkgever.

Echter bij sommige payrollbedrijven kunt u niet alleen voor de periode van 6 weken (bij u of onder ABU- en NBBU-CAO) in de maanden juni, juli en augustus tegen het studententarief studenten/scholieren verlonen, maar voor de gehele 12 maanden van het jaar (eigen payroll bedrijfs-CAO)!

Maakt u dus veel gebruik van studenten/scholieren in uw bedrijf, dan is het zeker de moeite waard om eens een adviesgesprek en/of payroll offerte bij ons aan te vragen. Dit voordeel van het werken met studenten via payroll, kan u namelijk op jaarbasis vele euro's schelen!

5. Lagere personeelskosten met payroll

Dankzij schaalvergroting, lagere overheadkosten, automatisering van processen (bijv. koppeling van systemen v.w.b. het importeren van urenregistraties), goedkoper inkopen en risico’s spreiden, kan een payrollbedrijf uw personeels- en salarisadministratie voor zeer scherpe payrolltarieven regelen. In de meeste gevallen bent u dus voor uw werknemers met payroll goedkoper uit, dan wanneer u uw werknemers zelf in dienst zou hebben.

U bespaart namelijk met het regelen van uw personeelszaken met payroll aanzienlijk op de kosten van uw eigen salaris- en contractadministratie (b.v. arbeidsuren (overhead) en software), accountantskosten (b.v. advies), arbodienstkosten (niet nodig bij payroll), juridische kosten en niet te vergeten ziektekosten (b.v. geen loondoorbetaling bij ziekte, verzuimverzekering, verzuimmanagementsoftware).

Bovendien bent u veel goedkoper uit dan wanneer u uw personeel inhuurt bij een uitzendbureau. Hierbij kunnen de verschillen tussen het inhuren van een uitzendkracht via een uitzendbureau of via payroll soms tot enkele euro's per uur oplopen!

6. Personeelskosten vooraf inzichtelijk met payroll

U weet vooraf wat uw personeelskosten zullen zijn, indien u uw werknemers inleent met payroll, hier kunt u rekening mee houden in uw personeelskostenberekeningen, calculaties of offertes. U betaalt namelijk alleen de daadwerkelijke gewerkte uren van uw payrollwerknemers.

Is een payrollwerknemer dus ziek, op vakantie, heeft hij/zij een bijzonder verlof of feestdag (bij correcte payrollbedrijf geldt dit ook voor ADV/ATV-, zorgverlof en seniorendagen) dan ontvangt u over deze uren/dagen geen factuur. Daarnaast staan uw payrolltarieven vast en ontvangt u periodiek nog maar één factuur voor uw personeelskosten (geen lijst van journaalposten meer). Door de internetportals bij de meeste payrollbedrijven heeft u met payroll 24/7 een zeer nauwkeurige inzage in uw totale salaris- en personeelskosten (d.m.v. managementrapportages).

Door deze informatie weet u bijvoorbeeld te allen tijde hoeveel een bepaalde werknemer via payroll u per uur kost en laten de periodeoverzichten u de ontwikkelingen en verloop in kosten, ziekte en andere cijfers zien. U kunt deze cijfers bijv. op afdelings-, kostenplaats- of functieniveau analyseren en met één oogopslag vergelijken met uw eigen begrote personeelskosten.

7. Geen arbodienst en ziekengeldverzekering

U kunt bij het regelen van uw personeelszaken met payroll uw arbodienst en verzuimverzekering opzeggen en u heeft daarnaast ook niets meer te maken met de stijgende werkgeverslasten voor de WIA in uw branche. U heeft immers bij payroll geen personeel meer in dienst!

Kijkt u daarnaast nog wel even wat uw rechtsbijstandverzekering (v.w.b. personeel) en aansprakelijkheidsverzekering (m.b.t. dekking) over payrollwerknemers zeggen! Hierbij kunt u bij de eerste, vanwege dat u geen werknemers meer in dienst heeft, misschien de polis aanpassen en geld besparen.

8. U blijft de baas over uw werknemers binnen uw bedrijf

Voor uw werknemers verandert er weinig op de werkvloer, als u gaat werken met payroll. Zij blijven gewoon hun werk voor u doen. Het enige is dat de salarissen wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks op een vast tijdstip door het payrollbedrijf worden uitbetaald. Daarnaast betaalt het payrollbedrijf ook het vakantiegeld uit (keuze 2x per jaar bij een payrollbedrijf), houdt de (boven) wettelijke vakantiedagen bij en draagt de pensioenpremies af. Dit alles komt doordat het payrollbedrijf de juridisch werkgever van uw werknemers is geworden.

Als u gaat werken met payroll blijft u als ondernemer of werkgever nog steeds wel verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuwe werknemers, voor de bepaling van de arbeidsvoorwaarden en salaris (conform CAO) van uw werknemers, het voeren van de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken en vanuit de arbowetgeving verantwoordelijk voor wat er op de werkvloer gebeurt.

9. Beter werkgeverschap voor uw werknemers met payroll

Personeels- en salarisadministratie en contractbeheer uitvoeren en het bijhouden van wetgeving en cao-wijzigingen vergt veel tijd, kennis en aandacht. In veel bedrijven is het personeelsbeleid dan ook wel een aandachtspunt. Wanneer de taken door u omtrent uw werknemers via payroll aan een payrollbedrijf worden uitbesteed, bent u er zeker van dat uw werknemers altijd conform de CAO worden ingeschaald en betaald.

Vanuit de paragraaf inlenersbeloning zijn uw werknemers er namelijk niet alleen van verzekerd een gelijkwaardig salaris, reiskostenvergoeding en overige netto vergoedingen, opbouw van ATV en ADV dagen, loonsverhogingen en opbouw van periodieken en vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren te ontvangen, maar ook van dezelfde functies als een werknemer die nog bij u in dienst is.

Naast de primaire arbeidsvoorwaarden vanuit de CAO's bieden payrollbedrijven ook goede secundaire arbeidsvoorwaarden aan hun werknemers aan, zoals pensioenregeling, premiekortingen op collectieve verzekeringen en kortingen op telefoons, laptops, pretparken, vakanties, hotels en restaurants.

10. Gratis advies en ondersteuning met payroll

Ongeacht met welk personeelsvraagstuk u of uw werknemers te maken hebben. Door de aanwezige kennis bij een payrollbedrijf hoeft u maar 1 telefoontje te plegen om gratis (bij uw accountant/boekhouder betaalt u vaak per minuut!) informatie te krijgen.

Als uw externe HR- en salarisadministratieafdeling ondersteunt het payrollbedrijf, door middel van een vast persoonlijk aanspreekpunt, u 24/7 op allerlei gebieden van het werkgeverschap in Nederland. Voor al uw vragen over bijv. wet- en regelgeving, CAO-bepalingen, subsidieregelingen, verzuimregelgeving, arbowetgeving, arbeidsconflicten (hulp dossieropbouw) kunt u bij deze HR-deskundige terecht.

Zij/hij hebben immers de interne ondersteuning van deskundigen op gebied van bijv. verzuim (o.a. casemanagers, verzuimcoördinatoren), arbeidsrecht (juristen) of salarisadministratie (payroll specialisten). Met als gevolg, dat als u uw personeelszaken via payroll heeft ingericht, alle zaken rond uw werknemers goed en up to date zijn geregeld, maar tegen veel lagere personeelskosten (zie 5.).

Om u als ondernemer of werkgever up to date te houden, qua kennis op gebied van wet- en regelgeving en CAO-bepalingen, verzorgen sommige (meest grotere) payrollbedrijven voor hun klanten geregeld gratis workshops en kennissessies.

Voor welke ondernemer of werkgever is payroll interessant?

Zoals u heeft kunnen lezen, zitten de grootste voordelen van een payrollconstructie voor een ondernemer of werkgever dus in het verminderen van de administratieve rompslomp, gemak, zekerheid, het afdekken van risico’s en flexibiliteit. En dit zijn vaak belangrijke zaken bij bedrijven, startups en bedrijven in conjunctuurgevoelige branches waar veel van flexibel personeel gebruik wordt gemaakt. Denk aan horecabranche, logistiek en productie sector, waar het personeelsbestand regelmatig wijzigt en er verschillende piekmomenten zijn.

Heeft u dus als ondernemer of werkgever de kennis en middelen (nog) niet of onvoldoende in huis, dan is het regelen van uw personeelszaken met payroll een prima oplossing voor uw HR- en salarisadministratieafdeling en kunt u nog beter op bedrijfseconomische ontwikkelingen binnen uw bedrijf of branche/sector inspelen en geld/tijd besparen. Daarnaast bent u als werkgever of ondernemer met payroll continu up-to-date, voor wat betreft alle CAO en wet- en regelgeving wijzigingen omtrent personeel in Nederland.

Kortom, wanneer u als werkgever of ondernemer uw werknemers met payroll inleent, weet u zeker dat alle benodigde kennis aanwezig is. Door in Nederland als werkgever of ondernemer namelijk werknemers in dienst te nemen, verdrievoudigt uw benodigde wet- en regelgeving kennis en krijgt u wel met 20 verschillende instanties, organisaties, bedrijven, adviseurs of leveranciers te maken: (a.) softwareleverancier personeels- en salarisadministratiesysteem,(b.) softwareleverancier urenregistratie en/of -verwerkingsysteem, (c.) accountant, (d.) loonadministratiekantoor, (e.) HR-adviseur (op gebied van o.a. CAO en arbeidsvoorwaarden: CAO- en wet- en regelgevingswijzigingen, contractbeheer, beloningsvoorwaarden, Werkostenregeling, extraterritoriale kostenregeling), (f.) Belastingdienst, (g.) pensioenfonds, (h.) arbodienst, (i.) AnW-hiaatverzekering, (j.) WIA-verzekering, (k.) ziekengeldverzekering, (l.) arbeidsjurist (up to date arbeidsovereenkomsten/juridische bijstand arbeidsconflicten), (m.) leverancier verzuimmanagementpakket, (n.) casemanagers, (o.) mediator, (p.) branchevereniging, (q.) productschap, (r.) bedrijfsvereniging, (s.) opleidingen, (t.) subsidies, (u.) UWV, (v.) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) .... en met payroll maar met 1!

U beperkt dus als werkgever of ondernemer uw totale werkzaamheden omtrent uw personeel met payroll tot het slechts doorgeven van de uren van uw personeel en het betalen van één inkoopfactuur. Daar staat wel tegenover, dat het inhuren van uw werknemers via payroll ook geld kost. Hieronder leest u alles over de kosten van het werken met payroll.

Kosten payroll?

Natuurlijk moet een payrollbedrijf voor alle werkzaamheden en risico's ook iets verdienen. Een accountant, arbodienst, ziekteverzuimverzekering of advocaat kosten immers ook geld. Uw werknemers via payroll laten werken, hoeft echter per definitie niet duurder te zijn, dan wanneer u uw werknemers zelf in dienst zou hebben/nemen. In veel gevallen zijn werknemers, die via payroll werken, namelijk goedkoper.

U betaalt bij payroll alleen de gewerkte uren en bij ziekte, feestdagen, vakanties, bijzonder (buiten gewoon) verlof, kort verzuim (calamiteiten) en eventueel ADV/ATV-dagen/uren, seniorendagen en zorgverlofdagen betaalt het payrollbedrijf uw werknemers door, maar ontvangt u geen factuur.

Daarnaast bespaart u bij het regelen van uw personeelszaken met payroll veel geld op uw indirecte personeelskosten, zoals o.a. overhead, aanschaf en onderhoud soft- en hardware salarisadministratie-, urenregistratie- en/of verzuimmanagementsysteem, contractbeheer, verzuimverzekering, arbodienst en juridische kosten bij een mogelijk arbeidsconflict.

Doordat payrollbedrijven veel meer werknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland) in dienst hebben, kunnen zij door schaalvoordeel verzekeringen, arbodienst en systemen goedkoper inkopen dan u, kennen zij een hogere automatiseringsgraad m.b.t. de salaris- en personeelsadministratie (urenverwerking) en hebben zij een strakkere ziektebegeleiding, waardoor het verzuimpercentage lager ligt dan bij u of het landelijk gemiddelde.

Als u uw werknemers via payroll inhuurt, betaalt u dus een vast payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur, waarbij payrollbedrijven werken met een zogeheten payrollfactor/loonsom/omrekeningsfactor. Dit is naast de payrollbranche ook gebruikelijk in de uitzend- en detacheringsbranche. In deze payrollfactor horen de volgende zaken te zijn opgenomen:

1. Opbouw payrollfactor (kosten payroll)

Brutoloon werknemer:
• Netto salaris werknemer;
• Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. premie sectorfonds, basispremie WAO/WIA, gedifferentieerde premie Whk, ziektekosten Verzekeringswet, WW-premie,
  eigen risicodrager ziektewet) (24%), scholingsfonds (1,02%) en pensioen (gemiddeld (11%);

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
• Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
• Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
• Reservering feestdagen (2,6%);
• Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
• Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
• Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo));
• Wachtdagcompensatie;
• Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:
• O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico's, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.

= Payrollfactor

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (boekhouder, accountant, arbodienst en verzekeringen) omtrent uw werknemers, zonder de opslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever of ondernemer in eigen dienst circa 50-60%.

Let bij het vergelijken van payrollfactoren van verschillende payrollbedrijven echter altijd goed op wat er in hun payrolltarieven zit (zie payrolltarieven en payrollberekening).

Wij werken met all-in payrolltarieven, maar er zijn echter ook payrollaanbieders die bepaalde reserveringen (vakantiedagen en geld (wettelijk verplicht), bijzonder verlof, feestdagen, ziektedagen, kort verzuim, ADV/ATV-dagen, seniorendagen en zorgverlofdagen) uit hun payrollfactor laten en deze op basis van nacalculatie achteraf aan u door factureren. Hierdoor lijkt u in eerste instantie goedkoop uit, maar bent u per slot van rekening duurder uit.

2. Payrollberekeningen

De meest transparante manier voor u om payrollbedrijven met elkaar te vergelijken, is altijd op basis van de bovenstaande opgebouwde payrollfactor (dus incl. alle kostenposten en reserveringen) en deze te vermenigvuldigen met een bruto excl. uurloon van €10,-. U kunt hierbij ook het exacte bruto uurloon van een werknemer vanuit uw CAO gebruiken of het wettelijke minimumloon (WML) per uur voor hem/haar hanteren en deze vermenigvuldigen met de bovenvermelde payrollfactor van het payrollbedrijf.

De payrollberekening bij een payrollbedrijf is dan:

Kosten payroll per daadwerkelijke gewerkt uur (payrolltarief) =

€10,- Brutoloon per uur (CAO-loon/WML) x 1,72 (v.b. Payrollfactor) = €17,20

Wilt u echter niet voor verrassingen komen te staan, vraag dan gratis een adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie, payrollofferte of payrollberekening bij ons aan!

Meer payroll informatie

Voor meer uitleg of informatie over de dienstverlening payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll kosten, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll.