Nee, u kunt een deel van uw personeel of 1 medewerker op de payroll plaatsen. U behaalt echter wel het meeste rendement en voordelen (zie onderstaand payroll voordelen), als u al uw personeel bij een payrollbedrijf onderbrengt. Alleen dan vervallen namelijk al uw papierwerk en verplichtingen met betrekking tot uw personeels- en salarisadministratie (o.a. UWV, belastingdienst, pensioenverzekeraar, verzuimverzekering, arbodienst etc.).
Direct een payrollofferte opvragen?
Hieronder zullen wij voor u als werkgever of ondernemer, naast hoe de overstap (of weigering hiervan) naar payroll voor u en uw personeel werkt, de payroll voordelen en aandachtspunten verder toelichten.
Zoals hierboven reeds al is vermeld, wordt het payrollbedrijf bij payroll op papier de juridisch werkgever van uw personeel. Bij payroll houdt dit in dat uw nieuwe of eigen werknemer(-s), uitzendkracht(-en) en/of gedetacheerde(-n) formeel bij het payrollbedrijf in dienst komen. Het payrollbedrijf neemt als voordeel (zie payroll voordelen) bij payroll zowel uw personele en salarisadministratieve werkzaamheden, als de financiële verplichtingen en arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s (v.w.b. ziekte en ontslag) van u als ondernemer of werkgever (bij payroll de opdrachtgever/inlener genoemd) over.
Het payrollbedrijf ontzorgt en regelt bij payroll voor uw personeel dus de salarisadministratie (o.a. loonstroken, jaaropgaven, betalingen, voorschotten inhouden en loonbeslagen), voorfinanciering van de lonen (verschillende betalingstermijnen), payrollcontracten (arbeidsovereenkomsten), ziekteverzuim, eventuele ontslagprocedures, certificering en contacten met instanties zoals het UWV, de Belastingdienst, verzekeraars (verzuim-, pensioen- en aanverwante verzekeringen) en arbodienst.
U blijft als ondernemer of werkgever bij payroll wel verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuw personeel, het bepalen van arbeidsvoorwaarden en salarissen (conform CAO) en vanuit de arbowetgeving in Nederland voor het toezicht op de werkvloer.
Daarnaast heeft u voor wat betreft het aantal bepaalde tijdscontracten ook (als voordeel) meer flexibiliteit. U als werkgever mag in Nederland een werknemer namelijk maximaal drie tijdelijke contracten (in maximaal 2 jaar) aanbieden, waarna uw werknemer recht op een dienstverband voor onbepaalde tijd heeft. Bij payroll heeft u echter over een langere tijd (a.h.v. CAO vaak 5,5 jaar) de mogelijkheid meerdere tijdelijke payrollcontracten aan te bieden.
Als u gebruik gaat maken van payroll voor uw personeel, dan kunt/moet (a.h.v. bedrijfscultuur) u uw personeel v.w.b. vragen over o.a. vakantiegeld en -dagen, bijzonder verlof, zorgverlof, CAO, loonstroken, jaaropgave, declaraties, pensioen en payrollcontracten naar het payrollbedrijf doorverwijzen. Het payrollbedrijf is nu immers uw externe afdeling P&O + salarisadministratie.
Hierdoor houden ondernemers en werkgevers in Nederland met payroll meer tijd en geld over. Dit is ook de reden dat steeds meer ondernemers en werkgevers in Nederland van payroll voor hun personeel (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland) gebruik maken.
Voor wat betreft het totale overstapsproces bij payroll (1.tot 6.), werkt dit als volgt voor een werkgever:
U sluit met een payrollbedrijf een payrollovereenkomst. Let hier goed op de kleine lettertjes in deze payrollovereenkomst en algemene voorwaarden.
Voor uw bestaande personeel houdt u samen met het payrollbedrijf een voorlichtings- en inschrijfsessie. Waarbij uw werknemers o.a. wordt uitgelegd: wat is payroll, waarom payroll voor een werknemer/werkgever, de werknemersvoordelen van payroll, de (eventuele) veranderingen met payroll (o.a. pensioenfonds, ziekmeldingen, externe P&O en salarisadministratieafdeling). Waarna de werknemers een inschrijfsetje invullen en een kopie legitimatiebewijs meegeven.
Bij een nieuw zelf geworven en geselecteerde werknemer bepaalt u met de werknemer het salaris, uren en andere afspraken en legt dit vast middels een inschrijfsetje (+ kopie legitimatiebewijs) en vervolgens meldt u de werknemer(-s) bij het payrollbedrijf aan.
Het payrollbedrijf stelt vervolgens payrollcontracten (arbeidsovereenkomsten) voor uw personeel op (let op evt. uitzendbeding!) en stuurt deze voor ondertekening naar u of de werknemers (a.h.v. de afspraak) met het personeelsreglement en andere info (b.v. huishoudelijke regels, mobiele telefoon-, internet- of leasereglement) toe. Na ondertekening zijn uw werknemers formeel juridisch in dienst van het payrollbedrijf en heeft u geen personeel meer in dienst. U zegt vervolgens direct uw verzuimverzekering, arbodienst en/of rechtsbijstandsverzekering, voor wat betreft personeel, op.
Heeft u of een werknemer een vraag dan belt u of hij/zij gratis (geen facturen voor advieswerkzaamheden zoals bij uw accountant) direct het persoonlijke aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf op. Hij/zij geeft u of uw werknemer direct antwoord of leggen de vraag intern weg bij de diverse deskundigen op gebied van HR, juridisch, verzuim en/of salaris technische zaken. U als werkgever fungeert bij payroll niet meer als doorgeefluik omtrent de vragen van uw personeel.
U blijft, zoals reeds eerder is vermeld, als ondernemer of werkgever bij payroll wel verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuw personeel, het bepalen van arbeidsvoorwaarden en salarissen (conform CAO), voeren van periodieke beoordelings- en functioneringsgesprekken en vanuit de arbowetgeving in Nederland voor het dagelijks toezicht op de werkvloer.
Is een werknemer echter ziek dan meldt hij/zij dit bij u, i.v.m. de planning, maar ook bij het payrollbedrijf, i.v.m. verzuimbegeleiding en ziektegeldbetaling. Het payrollbedrijf is hier bij payroll namelijk voor verantwoordelijk. Ziet u er echter wel op toe, dat uw werknemer dit ook daadwerkelijk doet, want anders zal/moet het payrollbedrijf u helaas deze ziekte uren/dagen als zijnde gewerkt door factureren. Tenslotte zal het payrollbedrijf ook een mogelijk ontslagprocedure van een werknemer bij payroll voor u regelen.
Het verloningsproces (= tijdrovend, kennisintensief en kostbaar) gaat bij payroll als volgt. U geeft wekelijks, 4-wekelijks of maandelijks (digitaal) de (gewerkte/ziek/verlof) uren van uw werknemers aan het payrollbedrijf door. Zij doen op basis van deze uren de verloning, salarisbetalingen, loonstroken (jaaropgaven), facturering aan u en afdrachten aan instanties zoals de Belastingdienst, UWV en pensioenfonds. Is een werknemer dus ziek, met vakantie, neemt hij/zij een bijzonder verlofdag op of is het een feestdag (ADV/ATV-, senioren- en of zorgverlofdagen zullen bij goede payrollbedrijven hier ook onder vallen), dan ontvangt u over deze uren/dagen geen factuur!
U heeft op deze dagen/uren dan ook geen (dubbele) personeelskosten. Waardoor u nog beter op seizoensinvloeden en/of bedrijfseconomische ontwikkelingen binnen uw bedrijf of branche kunt inspelen.
U krijgt bij payroll één factuur voor uw personeelskosten (geen lijst van journaalposten meer). Door de internetportals bij de meeste payrollbedrijven heeft u met payroll 24/7 een zeer nauwkeurige inzage in uw totale salaris- en personeelskosten (d.m.v. managementrapportages).
Door deze informatie weet u bijvoorbeeld te allen tijde hoeveel een bepaalde payrollwerknemer u per uur kost en laten de periodeoverzichten u de ontwikkelingen en verloop in kosten, ziekte en andere cijfers zien. U kunt deze cijfers bijv. op afdelings-, kostenplaats- of functieniveau analyseren en met één oogopslag vergelijken met uw eigen begrote personeelskosten.
Daarnaast kunt u als ondernemer of werkgever, naast bellen, ook 24/7 chatten met uw vaste aanspreekpunt bij het payrollbedrijf of inloggen op het digitale systeem van het payrollbedrijf om naast relevante (up-to-date) data ook informatie over de payroll dienstverlening, wet- en regelgeving en CAO-wijzingen en documenten m.b.t. uw werknemers in te zien of te downloaden. Zoals:
Wist u tenslotte dat een ondernemer of werkgever met personeel gedurende het jaar met wel bijna 20 verschillende instanties, organisaties, bedrijven, adviseurs of leveranciers te maken heeft/krijgt: (a.) softwareleverancier personeels- en salarisadministratiesysteem,(b.) softwareleverancier urenregistratie en/of -verwerkingsysteem, (c.) accountant, (d.) loonadministratiekantoor, (e.) HR-adviseur (op gebied van o.a. CAO en arbeidsvoorwaarden: CAO- en wet- en regelgevingswijzigingen, contractbeheer, beloningsvoorwaarden, Werkostenregeling, extraterritoriale kostenregeling), (f.) Belastingdienst, (g.) pensioenfonds, (h.) arbodienst, (i.) AnW-hiaatverzekering, (j.) WIA-verzekering, (k.) ziekengeldverzekering, (l.) arbeidsjurist (up to date arbeidsovereenkomsten/juridische bijstand arbeidsconflicten), (m.) leverancier verzuimmanagementpakket, (n.) casemanagers, (o.) mediator, (p.) branchevereniging, (q.) productschap, (r.) bedrijfsvereniging, (s.) opleidingen, (t.) subsidies, (u.) UWV, (v.) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) .... en bij payroll maar met 1!
Uw werknemer komt dus juridisch in dienst bij een payrollbedrijf en krijgt een payrollcontract aangeboden. Voor wat betreft de dagelijkse gang van zaken merken uw werknemers geen verschil. U als werkgever of ondernemer behoudt de dagelijkse leiding en regelt alle operationele zaken, zoals de planning en roostering, houdt de periodieke beoordelings- en functioneringsgesprekken en voor nieuwe zelf geworven en geselecteerde werknemers bepaalt u het salaris en arbeidsvoorwaarden conform CAO of wettelijke regelingen.
Qua rechtspositie neemt het payrollbedrijf een groot gedeelte van de bij u geldende arbeidsvoorwaarden over. Uw werknemers behouden met payroll hierdoor dus gewoon hun rechten voor b.v. inlenersbeloning, vakantiedagen, vakantiegeld (mogelijkheid 2x per jaar te laten uitkeren), opgebouwde dienstjaren en salarissen.
Voor wat betreft het totale overstapsproces (zie 1. tot 4.) bij payroll, werkt dit als volgt voor een werknemer:
Uw bestaande werknemers krijgen een voorlichtings- en inschrijfsessie van het payrollbedrijf. Hier wordt hen o.a. uitgelegd: wat is payroll, waarom payroll, de werknemersvoordelen van payroll en de (eventuele) veranderingen met payroll (o.a. pensioenfonds, ziekmeldingen, externe P&O en salarisadministratieafdeling). Hierna vullen de werknemers een inschrijfsetje in en geven een kopie legitimatiebewijs mee.
Bij een nieuw zelf geworven en geselecteerde werknemer bepaalt u met de werknemer het salaris, uren en andere afspraken en legt dit vast middels een inschrijfsetje (+ kopie legitimatiebewijs) en meldt u de werknemer(-s) vervolgens bij het payrollbedrijf aan.
Het payrollbedrijf stelt vervolgens payrollcontracten (arbeidsovereenkomsten) voor uw personeel op en stuurt deze voor ondertekening naar de werknemers of u (a.h.v. de afspraak) met het personeelsreglement en andere info (b.v. huishoudelijke regels, mobiele telefoon-, internet- of leasereglement) toe. Na ondertekening van zijn/haar payrollcontract zijn uw werknemers juridisch in dienst van het payrollbedrijf.
U blijft als ondernemer of werkgever bij payroll dus nog steeds verantwoordelijk voor de werving en selectie van uw nieuw personeel, het bepalen van arbeidsvoorwaarden en salarissen (conform CAO) en vanuit de arbowetgeving in Nederland voor het toezicht op de werkvloer.
De werknemers doen hun dagelijkse werkzaamheden op de werkvloer, maar hebben zij echter een vraag dan verwijst u haar/hem door of hij/zij belt direct rechtstreeks gratis uw persoonlijke aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf op. Zij geven uw werknemer direct antwoord of leggen de vraag intern weg bij de diverse deskundigen op gebied van HR, juridisch, verzuim en/of salaris technisch zaken.
Is een werknemer echter ziek dan meldt hij/zij dit bij u, i.v.m. de planning, maar ook bij het payrollbedrijf, i.v.m. verzuimbegeleiding en ziektegeldbetaling. Het payrollbedrijf is hier bij payroll namelijk voor verantwoordelijk. Ziet u er echter wel op toe, dat uw werknemer dit ook daadwerkelijk doet, want anders zal/moet het payrollbedrijf u helaas deze ziekte uren/dagen als zijnde gewerkt door factureren. Tenslotte zal het payrollbedrijf ook een mogelijk ontslagprocedure van een werknemer bij payroll voor u regelen.
Willen uw werknemers vakantie doorgeven, dan doen ze dit bij u. Hetzelfde geldt voor bijzonder verlof, kortverzuim, zorgverlof, ADV/ATV, seniorendagen. U als werkgever of ondernemer geeft wekelijks, 4-wekelijks of maandelijks (digitaal) de (gewerkte/ziek/verlof) uren van uw werknemers aan het payrollbedrijf door.
Bij payrollbedrijven zijn de salarisbetalingen altijd correct en op tijd (week, 4-week of maandelijks). Dit komt mede doordat dit hun core business is. Uw werknemers krijgen van het payrollbedrijf jaarlijks een uitbetalingsschema, wanneer en op welke dag hun salaris wordt uitbetaald. Door verschil in banken kan het echter soms 1-3 dagen duren, voordat het geld ook daadwerkelijk op haar/zijn bankrekening staat.
Bij een goed erkend en gecertificeerd payrollbedrijf staan uw payrollwerknemers altijd centraal en staan zij 24/7 voor hen klaar. Tevreden werknemers zijn immers onmisbaar voor u als werkgever of ondernemer. Hierdoor zal de binding (vaak genoemd nadeel van payroll) en arbeidsrelatie met u als werkgever of ondernemer bij payroll alleen maar verbeteren/toenemen! Hierdoor zijn er daarom inmiddels al meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland (evenveel als het aantal gedetacheerden) dagelijks aan het werk.
Een goed erkend payrollbedrijf (kaf van het koren) zal, als een werknemer pertinent weigert over te stappen op payroll en hiermee de overgang van de werkgever en andere werknemers naar payroll blokkeert, voor hem/haar dan een "Dienstverleningsvariant" (tijdelijk) toegepast.
Bij deze payrolldienst blijft de werknemer in dienst van de werkgever/ondernemer en wordt het payrollbedrijf gemachtigd om alle afdrachten omtrent belastingen, sociale en pensioenpremies op de aansluitnummers van de ondernemer/werkgever te doen. Daarnaast betaalt de ondernemer/werkgever bij deze variant ook gewoon alleen de daadwerkelijk gewerkte uren van de werknemer en regelt het payrollbedrijf de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding van de werknemer.
Voor het punt ontslag wordt vaak bij deze payroll variant afgesproken, dat het payrollbedrijf de ondernemer/werkgever kosteloos bij een ontslagprocedure zal ondersteunen. Echter het payrollbedrijf kan het ontslag niet zelf aanvragen en regelen. Dit komt doordat de werknemer nog steeds bij de ondernemer/werkgever juridische in dienst is (het enige verschil met een payrollconstructie). Vraag bij uw payrollaanbieder van te voren of zij deze variant (benaming kan anders zijn) kunnen aanbieden en regelen!
Deze payroll variant wordt ook vaak (voor ons nog te weinig) door payrollbedrijven in Nederland toegepast, als blijkt dat werknemers negatieve gevolgen in de toekomst bij de overstap naar payroll zullen ervaren (VUT/vervroegd pensioenregelingen) of in de nieuwe pensioenregeling (vaak StiPP) bij payroll er op achteruit gaan.
Vaak zien wij namelijk bij payrollbedrijven, dat er door hen niet (bewust) wordt gekeken naar de negatieve gevolgen van het overstappen naar een andere pensioenregeling (StiPP). De gevolgen zijn dan in de (nabije) toekomst voor payrollwerknemers niet te overzien, b.v. lager/minder(nabestaanden) pensioen bij pensionering en/of verlies evt. vervroegd pensioenregeling of vut-rechten vanuit de huidige pensioenregeling!
Een goed erkend payrollingbedrijf (kaf van het koren) zal in dezen de werkgever en desbetreffende werknemer(-s) adviseren geen gebruik te maken van de alom bekende payrolldienst, waarbij het payrollbedrijf de juridische werkgever wordt en de payrollwerknemer automatisch een aansluiting bij het StiPP krijgt. Maar voor hem/haar ook de zogeheten "Dienstverleningsvariant" voorstellen/aanbieden.
Bovenstaand is ook de reden dat wij altijd eisen dat een payrollaanbieder een pensioenadviseur tijdens het overstapsproces inschakelt, om de eventuele negatieve/positieve gevolgen voor iedere individuele payrollwerknemer (zeker bij vaste werknemers) bij de overstap naar payroll te bekijken en hen hierin te adviseren. Daarnaast kan de adviseur namelijk ook beoordelen of een waardeoverdracht (= Het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) misschien voor bepaalde werknemers zinvol is.
Zoals u hierboven al heeft kunnen lezen, heeft u als werkgever of ondernemer verschillende voordelen, als u uw personeelszaken met payroll regelt. Hieronder leggen wij de 10 meest genoemde en belangrijkste voordelen voor een ondernemer of werkgever in Nederland uit:
Ondernemers en werkgevers in Nederland die voor hun personeelszaken werken met payroll, hebben geen complexe personeels- en salarisadministratie meer. Vooral als u parttimers, uitzendmedewerkers of oproepkrachten in dienst heeft, zorgen deze niet alleen voor meer flexibiliteit, maar ook voor meer administratie, hogere overheadkosten, ingewikkelde wetgeving en financiële risico’s.
Regelt u uw personeelszaken met payroll, dan heeft u niets meer met o.a. het UWV, de Belastingdienst, verzekeraars, pensioenfondsen en arbodienst te maken en hoeft u daarnaast geen salarisverwerking en –betaling, opmaak arbeidscontracten, urenadministratie en afdrachten van wettelijke premies en belastingen meer te doen.
Werkt u met een payrollbedrijf samen, dan weet u als ondernemer of werkgever in Nederland zeker dat de loonbetalingen correct en stipt op tijd gebeuren, de arbeidscontracten voor uw personeel correct zijn en u op tijd meldingen krijgt wanneer een payrollcontract wel of niet dient te worden verlengd. Zo komt u nooit meer voor juridische verrassingen te staan, wanneer u uw werknemers via payroll inhuurt.
Bij vragen van uw werknemers omtrent loonstrook, jaaropgave, zwangerschap, ziektewetuitkering, werkgeversverklaring, arbeidsvoorwaarden, rechten vanuit de wet- en regelgeving in Nederland, rechten vanuit de CAO en arbeidsconflicten hoeven uw werknemers u niet meer lastig te vallen, maar moeten (a.h.v. de bedrijfscultuur) zij zich te allen tijde rechtstreeks tot hun persoonlijke contactpersoon bij het payrollbedrijf wenden.
Deze HR-deskundige kan namelijk uw werknemers direct van een antwoord of informatie voorzien. Zonder dat u als ondernemer of werkgever wordt lastiggevallen, b.v. om iets voor een werknemer na te vragen bij uw boekhouder of accountant (vaak extra kosten) en als doorgeefluik te fungeren. Tot slot, houdt u met het uitbesteden van uw personeelszaken met payroll tijd en geld over, om nog beter te kunnen inspelen op bedrijfseconomische ontwikkelingen binnen uw bedrijf en/of branche/sector.
Heeft u daarentegen echter werknemers met onbepaalde tijdscontracten, dan spelen bijv. zaken en werkgeversrisico's als loondoorbetaling bij ziekte de eerste 2 jaar, ziektebegeleiding, re-integratietrajecten, arbeidsconflicten etc. een rol.
Wanneer u echter alle zaken omtrent uw personeel via payroll uitbesteedt, wordt het payrollbedrijf de juridische werkgever van uw werknemers, vermindert u uw administratieve lastendruk en bakent u ook uw werkgeversrisico's af (zie 3.). Zo heeft u naast gemak, 24/7 overzicht/grip op uw personeelskosten.
Voor een klein bedrijf kan een zieke werknemer grote gevolgen hebben en zijn de verzekeringspremies hiervoor fors. Doordat het payrollbedrijf de juridische werkgever van uw werknemers wordt. Loopt u geen arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's (v.w.b. ziekte en ontslag) meer en weet u van tevoren wat uw personeelskosten zijn. Dit betekent dat u als ondernemer of werkgever nu niet meer opdraait voor de kosten, zoals loondoorbetaling bij ziekte (of arbeidsongeschiktheid) en geen juridische ontslagprocedures (van opbouw van het personeelsdossier tot aan het juridisch afhandelen van ontslag) en ontslag- of transitievergoedingen meer hoeft te betalen.
Daarnaast beschikken de meestal grotere payrollbedrijven over eigen verzuimspecialisten, die u en uw werknemers bij alle soorten verzuim- en re-integratiewerkzaamheden en/of -vraagstukken kosteloos ondersteunen.
Als ondernemer of werkgever bent u bij payroll niet meer gehouden/gebonden aan de beperking van maximaal 2 jaar of 3 bepaalde tijdscontracten voor uw werknemers. Hierdoor kunt u uw werknemers langer (vaak 4 of 5,5 jaar) aan u binden, zonder direct vast te zitten aan arbeidsrechtelijke verplichtingen. U kunt payroll hierdoor dus prima inzetten om een personeelslid de eerste tijd of langere tijd via payroll, als (verlengde) "proeftijd", bij u te laten werken. Dit betekent, qua voordeel, dat u met uw bedrijf nog beter kunt inspelen op seizoensinvloeden en economische ontwikkelingen binnen uw bedrijf en/of branche/sector.
Heeft u daarnaast gepensioneerde werknemers, die u toch graag langer flexibel en zonder risico's bij u wilt laten doorwerken, dan kan dat ook met payroll. Ook van hen wordt het payrollbedrijf dan de juridische werkgever.
Tenslotte zult u misschien ongetwijfeld weten, dat we in Nederland gedurende de maanden juni, juli en augustus, onder de noemer ‘vakantiewerk’, een studententarief kennen. Studenten mogen dan tijdens deze vakantieperiode zes weken achtereen voor een lager payrolltarief/lagere loonkosten in dienst zijn van een payrollbedrijf/werkgever.
Echter bij sommige payrollbedrijven kunt u niet alleen voor de periode van 6 weken (bij u of onder ABU- en NBBU-CAO) in de maanden juni, juli en augustus tegen het studententarief studenten/scholieren verlonen, maar voor de gehele 12 maanden van het jaar (eigen payroll bedrijfs-CAO)!
Maakt u dus veel gebruik van studenten/scholieren in uw bedrijf, dan is het zeker de moeite waard om eens een adviesgesprek en/of payroll offerte bij ons aan te vragen. Dit voordeel van het werken met studenten via payroll, kan u namelijk op jaarbasis vele euro's schelen!
Dankzij schaalvergroting, lagere overheadkosten, automatisering van processen (bijv. koppeling van systemen v.w.b. het importeren van urenregistraties), goedkoper inkopen en risico’s spreiden, kan een payrollbedrijf uw personeels- en salarisadministratie voor zeer scherpe payrolltarieven regelen. In de meeste gevallen bent u dus voor uw werknemers met payroll goedkoper uit, dan wanneer u uw werknemers zelf in dienst zou hebben.
U bespaart namelijk met het regelen van uw personeelszaken met payroll aanzienlijk op de kosten van uw eigen salaris- en contractadministratie (b.v. arbeidsuren (overhead) en software), accountantskosten (b.v. advies), arbodienstkosten (niet nodig bij payroll), juridische kosten en niet te vergeten ziektekosten (b.v. geen loondoorbetaling bij ziekte, verzuimverzekering, verzuimmanagementsoftware).
Bovendien bent u veel goedkoper uit dan wanneer u uw personeel inhuurt bij een uitzendbureau. Hierbij kunnen de verschillen tussen het inhuren van een uitzendkracht via een uitzendbureau of via payroll soms tot enkele euro's per uur oplopen!
U weet vooraf wat uw personeelskosten zullen zijn, indien u uw werknemers inleent met payroll, hier kunt u rekening mee houden in uw personeelskostenberekeningen, calculaties of offertes. U betaalt namelijk alleen de daadwerkelijke gewerkte uren van uw payrollwerknemers.
Is een payrollwerknemer dus ziek, op vakantie, heeft hij/zij een bijzonder verlof of feestdag (bij correcte payrollbedrijf geldt dit ook voor ADV/ATV-, zorgverlof en seniorendagen) dan ontvangt u over deze uren/dagen geen factuur. Daarnaast staan uw payrolltarieven vast en ontvangt u periodiek nog maar één factuur voor uw personeelskosten (geen lijst van journaalposten meer). Door de internetportals bij de meeste payrollbedrijven heeft u met payroll 24/7 een zeer nauwkeurige inzage in uw totale salaris- en personeelskosten (d.m.v. managementrapportages).
Door deze informatie weet u bijvoorbeeld te allen tijde hoeveel een bepaalde werknemer via payroll u per uur kost en laten de periodeoverzichten u de ontwikkelingen en verloop in kosten, ziekte en andere cijfers zien. U kunt deze cijfers bijv. op afdelings-, kostenplaats- of functieniveau analyseren en met één oogopslag vergelijken met uw eigen begrote personeelskosten.
U kunt bij het regelen van uw personeelszaken met payroll uw arbodienst en verzuimverzekering opzeggen en u heeft daarnaast ook niets meer te maken met de stijgende werkgeverslasten voor de WIA in uw branche. U heeft immers bij payroll geen personeel meer in dienst!
Kijkt u daarnaast nog wel even wat uw rechtsbijstandverzekering (v.w.b. personeel) en aansprakelijkheidsverzekering (m.b.t. dekking) over payrollwerknemers zeggen! Hierbij kunt u bij de eerste, vanwege dat u geen werknemers meer in dienst heeft, misschien de polis aanpassen en geld besparen.
Voor uw werknemers verandert er weinig op de werkvloer, als u gaat werken met payroll. Zij blijven gewoon hun werk voor u doen. Het enige is dat de salarissen wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks op een vast tijdstip door het payrollbedrijf worden uitbetaald. Daarnaast betaalt het payrollbedrijf ook het vakantiegeld uit (keuze 2x per jaar bij een payrollbedrijf), houdt de (boven) wettelijke vakantiedagen bij en draagt de pensioenpremies af. Dit alles komt doordat het payrollbedrijf de juridisch werkgever van uw werknemers is geworden.
Als u gaat werken met payroll blijft u als ondernemer of werkgever nog steeds wel verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuwe werknemers, voor de bepaling van de arbeidsvoorwaarden en salaris (conform CAO) van uw werknemers, het voeren van de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken en vanuit de arbowetgeving verantwoordelijk voor wat er op de werkvloer gebeurt.
Personeels- en salarisadministratie en contractbeheer uitvoeren en het bijhouden van wetgeving en cao-wijzigingen vergt veel tijd, kennis en aandacht. In veel bedrijven is het personeelsbeleid dan ook wel een aandachtspunt. Wanneer de taken door u omtrent uw werknemers via payroll aan een payrollbedrijf worden uitbesteed, bent u er zeker van dat uw werknemers altijd conform de CAO worden ingeschaald en betaald.
Vanuit de paragraaf inlenersbeloning zijn uw werknemers er namelijk niet alleen van verzekerd een gelijkwaardig salaris, reiskostenvergoeding en overige netto vergoedingen, opbouw van ATV en ADV dagen, loonsverhogingen en opbouw van periodieken en vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren te ontvangen, maar ook van dezelfde functies als een werknemer die nog bij u in dienst is.
Naast de primaire arbeidsvoorwaarden vanuit de CAO's bieden payrollbedrijven ook goede secundaire arbeidsvoorwaarden aan hun werknemers aan, zoals pensioenregeling, premiekortingen op collectieve verzekeringen en kortingen op telefoons, laptops, pretparken, vakanties, hotels en restaurants.
Ongeacht met welk personeelsvraagstuk u of uw werknemers te maken hebben. Door de aanwezige kennis bij een payrollbedrijf hoeft u maar 1 telefoontje te plegen om gratis (bij uw accountant/boekhouder betaalt u vaak per minuut!) informatie te krijgen.
Als uw externe HR- en salarisadministratieafdeling ondersteunt het payrollbedrijf, door middel van een vast persoonlijk aanspreekpunt, u 24/7 op allerlei gebieden van het werkgeverschap in Nederland. Voor al uw vragen over bijv. wet- en regelgeving, CAO-bepalingen, subsidieregelingen, verzuimregelgeving, arbowetgeving, arbeidsconflicten (hulp dossieropbouw) kunt u bij deze HR-deskundige terecht.
Zij/hij hebben immers de interne ondersteuning van deskundigen op gebied van bijv. verzuim (o.a. casemanagers, verzuimcoördinatoren), arbeidsrecht (juristen) of salarisadministratie (payroll specialisten). Met als gevolg, dat als u uw personeelszaken via payroll heeft ingericht, alle zaken rond uw werknemers goed en up to date zijn geregeld, maar tegen veel lagere personeelskosten (zie 5.).
Om u als ondernemer of werkgever up to date te houden, qua kennis op gebied van wet- en regelgeving en CAO-bepalingen, verzorgen sommige (meest grotere) payrollbedrijven voor hun klanten geregeld gratis workshops en kennissessies.
Naast de bovengenoemde voordelen, waarom u payroll als werkgever voor uw personeel zou moeten gaan gebruiken in uw organisatie, is het ook goed om als ondernemer/werkgever even bij de volgende aandachtspunten omtrent payroll stil te staan.
Indien het payrollbureau geen loonheffingen of sociale premies aan de Belastingdienst heeft afgedragen, kan de Belastingdienst u, ondanks dat u deze afdrachten reeds aan het payrollbedrijf heeft voldaan, aansprakelijk stellen en eisen dat u de afdrachten wederom moet betalen.
Sinds 1 juli 2015 gelden namelijk de volgende maatregelen uit de Wet aanpak (WAS) met betrekking tot de ketenaansprakelijkheid. "Alle opdrachtgevers in de keten kunnen aansprakelijk worden gesteld voor het correct naleven van de rechten van werknemers. De volgorde hierbij is dat allereerst de werkgever aansprakelijk is (lees payrollbedrijf), daarna pas de opdrachtgever/ (evt.) hoofdopdrachtgever".
Check daarom altijd of een payrollbedrijf het keurmerk van de Stichting Normering Arbeid (NEN 4400-1) heeft en over een recente WKA-verklaring en G-rekening beschikt. Wilt u namelijk sowieso dit bovenstaande risico niet lopen, spreek dan met het payrollbedrijf af dat u een gedeelte van uw factuurbedrag op de (afgeschermde) G-rekening van het payrollbedrijf stort (vaak rond de 30%).
Bij payroll kan de ketenregeling met betrekking tot het aantal contracten binnen 2 jaar van toepassing zijn. Dit kan betekenen dat ondanks de flexibiliteit bij payroll, u een payrollwerknemer een vast contract moet aanbieden, omdat hij/zij bij uw bedrijf al meer dan twee jaar achtereen werkzaam is geweest. De ketenregeling geldt echter niet bij payrollcontracten met een uitzendbeding vanuit de ABU- en NBBU-CAO (zie onderstaand).
Als u met een ABU of NBBU payrollbedrijf (bij een eigen payroll bedrijfs-CAO kan dit verschillen/afwijken) samenwerkt, zorg dan dat zij in de payrollcontracten voor uw payrollwerknemers een zogeheten uitzendbeding opneemt. Hierdoor kunt u als ondernemer of werkgever en/of de payrollwerknemer het payrollcontract (=arbeidsovereenkomst) zonder gevolgen opzeggen. In Nederland is het wettelijk toegestaan om het uitzendbeding voor de eerste 26 weken, met uitloop tot maximaal 78 weken toe te passen. Daarna gaat het dienstverband meetellen voor de ketenregeling voor arbeidscontracten.
Ondanks dat payrollwerknemers juridisch niet bij u in dienst zijn, bent u nog wel steeds, vanuit de arbowetgeving in Nederland, verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden op de werkvloer in uw bedrijf. Krijgt een payrollwerknemer of is hij/zij betrokken bij een bedrijfsongeval op de werkvloer, dan bent/blijft u bij payroll aansprakelijk. Checkt u dus goed uw RI&E en of uw payrollwerknemers onder uw aansprakelijkheidsverzekering blijven vallen!
Voor meer uitleg of informatie over payroll of payrolling en antwoord op de meer dan 400 payroll vragen, willen wij u graag doorverwijzen naar 1 van de volgende pagina's: payroll vragen, payrolltarieven, payroll kosten, payroll nadelen, payrollcontract, payrollwerknemer, payrollbedrijven, payroll betekenis, payrollbureau, payroller, payrollconstructie, verschil uitzendkracht en payroll, uitzendbureau payroll en goedkoopste payroll. Heeft u echter genoeg gelezen over payroll, dan kunt u altijd een gratis adviesgesprek, payroll flexpool inventarisatie, payrollofferte of payrollberekening bij ons aanvragen!
Waarom bij ons een offerte aanvragen?
Testimonials
Benieuwd naar ervaringen van anderen met onze adviseurs?